Клиент записался неделю назад, закрутился и забыл. Вы ждёте, время пропадает, а другой человек, который хотел именно на это время, уже записался в другое место. Знакомо? Напоминание клиенту о записи — самый простой способ это исправить. Одно короткое сообщение накануне — и клиент либо подтверждает визит, либо честно говорит, что не придёт, и окно можно отдать. Ниже — когда напоминать, как писать и 7 готовых шаблонов, которые можно скопировать.
Зачем напоминать о записи
- Клиенты чаще приходят. Большинство неявок — не вредность, а обычная забывчивость.
- Отмены становятся ранними. Лучше узнать об отказе за сутки, чем через полчаса ожидания.
- Освободившееся время не пропадает. Его можно предложить тому, кто ждал.
- Это забота. Сообщение с адресом и подсказкой, как добраться, клиент воспринимает как сервис, а не как навязчивость.
Когда отправлять напоминание
Для большинства услуг хватает двух сообщений:
- За сутки. Клиент ещё может перестроить планы, а вы — найти замену. Здесь просим подтвердить запись.
- За 2 часа. Короткое «ждём вас» с адресом. Спасает тех, кто вчера подтвердил, а сегодня закрутился.
Если запись на далёкую дату — например, через месяц, — добавьте напоминание за несколько дней. Если к услуге нужно подготовиться, напомните об этом заранее.
Не пишите ночью и рано утром. Лучшее время — днём или в начале вечера.
Как написать напоминание клиенту о записи
Хорошее напоминание короткое и отвечает на четыре вопроса:
- Кто пишет — название салона, студии, сервиса.
- Что и когда — услуга, дата, время, мастер.
- Где — адрес или понятный ориентир.
- Что сделать — подтвердить, перенести или отменить.
Чего лучше избегать:
- длинных вступлений и официального тона;
- упрёков и угроз вроде «при неявке внесём в чёрный список»;
- рекламы внутри напоминания.
Про рекламу отдельно: в мессенджере MAX напоминания о записи должны быть только о записи — без акций, скидок и бонусных программ. Акции отправляйте отдельно, тем, кто подписан на ваши новости.
7 готовых шаблонов напоминания о записи
В квадратных скобках — то, что нужно подставить. Тексты подходят и для мессенджера, и для СМС. Для СМС сокращайте до самого главного.
Шаблон 1. Напоминание за сутки
Здравствуйте, [имя]! Напоминаем: завтра, [дата], в [время] вы записаны на [услуга] в [название]. Адрес: [адрес]. Пожалуйста, подтвердите запись или напишите, если планы изменились.
Шаблон 2. Напоминание за 2 часа
[Имя], ждём вас сегодня в [время] на [услуга]. Адрес: [адрес]. Если опаздываете — напишите, пожалуйста, мы подстроимся.
Шаблон 3. Короткое СМС-напоминание клиенту о записи
[Название]: [имя], ждём вас [дата] в [время], [услуга]. Перенести или отменить: [телефон].
Шаблон 4. С мастером и подсказкой, как добраться
Здравствуйте, [имя]! Завтра в [время] вас ждёт [мастер] на [услуга]. Мы по адресу [адрес], вход [ориентир]. Парковка — [где оставить машину]. До встречи!
Шаблон 5. Для автосервиса
Здравствуйте, [имя]! Напоминаем о записи в [название] на [дата], [время]: [вид работ], автомобиль [марка, модель]. Работы займут около [длительность]. Подтвердите, пожалуйста, что приедете.
Шаблон 6. Для клиники или стоматологии
Здравствуйте, [имя]! Вы записаны к [врач] на [дата] в [время]. Пожалуйста, возьмите с собой [документы]. [Как подготовиться, если нужно]. Если не сможете прийти, предупредите заранее — мы предложим время другому пациенту.
Шаблон 7. Если клиент не подтвердил запись
[Имя], мы не получили подтверждения записи на [дата], [время]. Всё в силе? Если нужно перенести — подберём другое время.
Начните с первого и второго шаблонов — их хватает большинству мастеров и салонов. Остальные — для отдельных случаев.
Что делать с ответами клиентов
- Подтвердил. Отметьте в расписании. Напоминание за 2 часа всё равно отправьте.
- Просит перенести. Сразу предложите два-три свободных варианта, а не «когда вам удобно» — так договоритесь быстрее.
- Отменил. Поблагодарите, что предупредил, и предложите другой день. Освободившееся время отдайте тем, кто ждал.
- Молчит. Отправьте шаблон 7, а если ответа нет и к утру — позвоните.
Спокойный вежливый тон сохраняет отношения: клиент, которому было неловко отменять, охотнее вернётся.
Почему ручные напоминания быстро бросают
Пока записей мало, напоминать вручную несложно. Но каждый вечер нужно открыть расписание, найти телефоны, скопировать текст, подставить имя и время, разослать, а потом следить за ответами. Через пару недель это начинают пропускать — в загруженный день, в выходной, когда заболели. Именно тогда, когда напоминания нужнее всего.
И ответы теряются: клиент написал «не смогу», сообщение утонуло среди других, а окно в расписании так и висит занятым.
Как сделать, чтобы напоминания уходили сами
В боте для записи от Максибота напоминания отправляются сами — за сутки и за 2 часа до визита. Бот сам берёт имя, услугу и время из записи, вам ничего не нужно копировать.
Главное удобство — кнопки «Подтверждаю», «Перенести», «Отменить». Клиенту не нужно ничего писать, только нажать. Если он отменяет:
- время в расписании сразу освобождается;
- вам или мастеру приходит сообщение;
- бот пишет тем, кто ждал время на этот день.
Одно ограничение: бот пишет только тем, кто сам открыл его и нажал «Старт». Поэтому автоматические напоминания работают для клиентов, которые записались через бота. Это не рассылка по базе, а сервис для тех, кто сам к вам обратился.
Такие напоминания мы настраиваем для любой сферы с записью — например, для салона красоты или автосервиса. Бот для MAX стоит от 30 000 ₽ разово, обслуживание — 2 000 ₽ в месяц, первый месяц бесплатно. Подробнее — в тарифах.
Хватит напоминать вручную
Шаблоны выше можно использовать уже сегодня. А если хотите, чтобы напоминания уходили сами и с кнопками, — Попробовать демо-бот в MAX и посмотрите, как это выглядит для клиента. Понравится — оставьте заявку.
Посмотрите, как это работает в MAX
Демо-бот с 25 сферами: запишитесь как клиент, посмотрите напоминания и мини-приложение. Бот для MAX под ключ — от 30 000 ₽, с мини-приложением — от 50 000 ₽, первый месяц обслуживания бесплатно.